Monitoring zaměstnanců: kde jsou hranice kontroly?
Pracovní počítač patří zaměstnavateli, zaměstnanec ale jeho používáním neztrácí právo na soukromí. Pokud jako zaměstnavatel pracovní zařízení monitorujete, rozhoduje nejen důvod kontroly, ale také její rozsah, nezbytnost a transparentnost. V článku vysvětlujeme, kde může vést hranice mezi oprávněnou kontrolou pracovních prostředků a nepřiměřeným sledováním a na co byste měli při nastavení monitoringu myslet.
Aktuální dění na Ministerstvu zdravotnictví znovu otevřelo otázku, která se netýká pouze veřejné správy: kam až může zaměstnavatel zajít při kontrole toho, co zaměstnanci dělají na pracovních počítačích?
Podle informací Seznam Zpráv probíhalo na Ministerstvu zdravotnictví několik týdnů sledování aktivity zaměstnanců na pracovní technice, a to podle zveřejněných informací také mimo pracovní dobu. Zaměstnanci namítají, že monitoring byl příliš rozsáhlý a že o něm nebyli dostatečně informováni. Ministerstvo naopak uvádí, že šlo o standardní audit související s kybernetickou bezpečností a že nebyl sledován obsah obrazovek, osobních zpráv ani údery na klávesnici. Seznam Zprávy současně uvedly, že výsledky analýzy obsahovaly údaje vztahující se ke konkrétním zaměstnancům, včetně přehledů navštívených webových stránek.
Bez znalosti přesného technického řešení, rozsahu získávaných údajů a informací, které zaměstnanci předem obdrželi, samozřejmě nelze uzavřít, zda byl konkrétní postup ministerstva v souladu s právními předpisy. Kauza ale dobře ukazuje, že odpověď na otázku přípustnosti monitoringu zaměstnanců není zdaleka tak jednoduchá, jak by se mohlo zdát.
Pracovní počítač není soukromé zařízení. Ani zaměstnanec ale v práci neztrácí právo na soukromí
Výchozí pozice zaměstnavatele je poměrně silná. Pracovní počítač, telefon nebo jiné zařízení poskytuje zaměstnanci především proto, aby na něm vykonával práci.
Zákoník práce proto v § 316 odst. 1 zákona č. 262/2006 Sb., zákoník práce, umožňuje zaměstnavateli přiměřeným způsobem kontrolovat dodržování zákazu používat bez jeho souhlasu výrobní a pracovní prostředky pro osobní potřebu. Zaměstnavatel tedy nemusí bez dalšího akceptovat například dlouhodobé vyřizování soukromých záležitostí během pracovní doby nebo rozsáhlé využívání pracovního počítače k účelům, které s prací vůbec nesouvisejí.
Z toho ale nelze dovodit, že zaměstnavatel může prostřednictvím pracovního zařízení bez omezení sledovat veškerou aktivitu zaměstnance.
Právě druhou stranu této rovnováhy vyjadřuje § 316 odst. 2 zákoníku práce. Zaměstnavatel nesmí bez závažného důvodu spočívajícího ve zvláštní povaze jeho činnosti narušovat soukromí zaměstnance například otevřeným nebo skrytým sledováním, odposlechem a záznamem telefonických hovorů nebo kontrolou elektronické pošty.
Rozhodující proto není jen skutečnost, že zařízení patří zaměstnavateli. Podstatné je jaké informace zaměstnavatel získává, jak podrobný monitoring provádí, za jakým účelem a zda je rozsah kontroly tomuto účelu přiměřený.
Jiná bude situace, pokud zaměstnavatel pouze kontroluje, zda nejsou pracovní prostředky ve významném rozsahu používány pro soukromé účely, a jiná tehdy, pokud dlouhodobě vytváří detailní profil internetové aktivity každého zaměstnance nebo získává přístup k obsahu jeho komunikace.
Monitoring musí mít legitimní důvod a musí být přiměřený
Problematika monitoringu zaměstnanců není nová. Na evropské úrovni se jí pracovní skupina WP29 zabývala již ve stanovisku 8/2001 k ochraně osobních údajů v pracovněprávních vztazích a později podrobněji ve stanovisku 2/2017 k ochraně osobních údajů na pracovišti. Z obou dokumentů vyplývá požadavek hledat rovnováhu mezi legitimními zájmy zaměstnavatele a ochranou soukromí zaměstnance. Novější stanovisko výslovně upozorňuje, že technologické možnosti mohou při absenci odpovídajících omezení a transparentnosti snadno vést od legitimní kontroly k nepřiměřenému a invazivnímu sledování.
Stejným směrem se vydala judikatura Evropského soudu pro lidská práva.
Ve známém rozsudku Bărbulescu v. Romania se ESLP zabýval monitorováním elektronické komunikace zaměstnance. Při hodnocení přípustnosti takového zásahu zdůraznil mimo jiné význam toho, zda byl zaměstnanec předem informován o možnosti a povaze monitoringu, jaký byl jeho rozsah a intenzita, zda zaměstnavatel měl konkrétní důvod pro jeho zavedení a zda nebylo možné sledovaného cíle dosáhnout méně invazivním způsobem.
V rozsudku velkého senátu ve věci López Ribalda and Others v. Spain pak ESLP za specifických okolností připustil také skryté sledování zaměstnanců. Případ se týkal skrytého kamerového monitoringu zaměstnanců supermarketu při důvodném podezření na závažné krádeže. Významnou roli hrálo právě konkrétní podezření na závažné protiprávní jednání a skutečnost, že monitoring byl omezen svým účelem, rozsahem i dobou.
Tyto rozsudky nelze chápat tak, že zaměstnavatel může při existenci jakéhokoli legitimního zájmu automaticky sledovat své zaměstnance. Naopak ukazují, že čím intenzivnější zásah do soukromí monitoring představuje, tím přesvědčivější musí být jeho důvod a tím důsledněji musí být omezen jeho rozsah.
Právě proto by například plošné monitorování internetové aktivity všech zaměstnanců po dobu několika týdnů, spojené s vytvářením individuálních přehledů navštívených stránek, vyžadovalo velmi pečlivé posouzení nezbytnosti a proporcionality. Samotné tvrzení, že zaměstnavatel chce kontrolovat používání své techniky nebo zajistit kybernetickou bezpečnost, ještě neodpovídá na otázku, zda bylo skutečně nutné zvolit právě tak rozsáhlý způsob kontroly.
Nestačí mít pro monitoring důvod. Zaměstnanci musí také vědět, co se s jejich údaji děje
Vedle samotné přiměřenosti je druhým klíčovým principem transparentnost.
Pokud lze informace získané monitoringem vztáhnout ke konkrétnímu zaměstnanci, půjde zpravidla o zpracování osobních údajů a zaměstnavatel musí respektovat požadavky GDPR. Mezi základní principy zpracování patří právě transparentnost, zákonnost, účelové omezení a minimalizace osobních údajů.
Zaměstnanec by proto měl být informován zejména o tom, jaké údaje o něm zaměstnavatel zpracovává, za jakým účelem, na jakém právním základě, jak dlouho budou údaje uchovávány a komu mohou být zpřístupněny. Tyto informace vycházejí zejména z čl. 13 GDPR.
U soukromých zaměstnavatelů může být právním základem monitoringu často oprávněný zájem podle čl. 6 odst. 1 písm. f) GDPR. Ani tento právní základ ale není automatickým oprávněním k jakémukoli sledování. Zaměstnavatel musí být schopen obhájit nezbytnost zvoleného postupu a poměřit svůj zájem s právy a svobodami zaměstnance. U orgánů veřejné moci je navíc nutné právní základ posuzovat samostatně, protože čl. 6 odst. 1 písm. f) GDPR se nepoužije na zpracování prováděné orgány veřejné moci při plnění jejich úkolů.
Transparentnost má význam také tehdy, pokud mohou nastat situace, kdy je konkrétní kontrola provedena bez předchozího upozornění zaměstnance. Výjimečná možnost skrytého monitoringu totiž neznamená, že zaměstnavatel nemusí mít předem nastavena pravidla zpracování osobních údajů a zaměstnance o existenci a základních parametrech monitoringu vůbec informovat.
Jinými slovy: skrytý může být za výjimečných okolností konkrétní kontrolní krok. Samotná existence pravidel, podle kterých zaměstnavatel pracovní prostředky monitoruje a osobní údaje zaměstnanců zpracovává, by skrytá být neměla.
Právě otázka informování zaměstnanců je proto jedním z podstatných bodů současné kauzy Ministerstva zdravotnictví. Podle zaměstnanců citovaných Seznam Zprávami o konkrétním auditu předem dostatečně informováni nebyli; ministerstvo naopak argumentuje tím, že postupovalo podle interních pravidel a že obavy zaměstnanců vycházejí z nepochopení technické povahy auditu. Která z těchto pozic obstojí, bude záviset mimo jiné na skutečném obsahu informací, které měli zaměstnanci před zahájením monitoringu k dispozici.
Zaměstnanec má právo zjistit, jaké údaje o něm zaměstnavatel zpracovává
S transparentností úzce souvisí ještě jedno právo, které může mít v obdobných případech značný praktický význam.
Podle čl. 15 GDPR má každý subjekt údajů právo získat potvrzení, zda jsou jeho osobní údaje zpracovávány, a pokud ano, získat k nim přístup a související informace o jejich zpracování. Toto právo mají samozřejmě také zaměstnanci vůči svému zaměstnavateli.
Pokud tedy zaměstnavatel v rámci monitoringu vytvoří záznamy vztahující se ke konkrétnímu zaměstnanci, například přehled jeho internetové aktivity, může zaměstnanec požadovat informace o tom, jaké osobní údaje jsou o něm zpracovávány, za jakým účelem, komu byly zpřístupněny nebo jak dlouho mají být uchovávány.
Zaměstnavatel musí být schopen na takovou žádost řádně reagovat. Právě žádosti zaměstnanců o přístup přitom mohou v praxi velmi rychle ukázat, zda má zaměstnavatel skutečně jasno v tom, jaké údaje jeho monitorovací systém shromažďuje, proč je shromažďuje a kdo s nimi dále pracuje.
Kauza Ministerstva zdravotnictví může být důležitá i pro soukromé zaměstnavatele
Podle Seznam Zpráv se zaměstnanci Ministerstva zdravotnictví chtějí kvůli monitoringu obrátit mimo jiné na Úřad pro ochranu osobních údajů a inspekci práce. Ministerstvo zákonnost svého postupu hájí.
Bude proto zajímavé sledovat především to, jak příslušné orgány vyhodnotí rozsah monitoringu, jeho skutečný účel, způsob informování zaměstnanců a přiměřenost použitých prostředků.
V případě Ministerstva zdravotnictví je navíc situace specifická tím, že ÚOOÚ musí u orgánů veřejné moci od uložení správního trestu upustit. To však neznamená, že by vůči nim nemohl konstatovat porušení pravidel ochrany osobních údajů nebo uložit nápravná opatření.
Význam případného posouzení proto nemusí spočívat v uložené pokutě. Podstatnější může být odpověď na otázku, kde v podmínkách současných technologických možností končí oprávněná kontrola pracovních prostředků a začíná nepřiměřené sledování zaměstnance.
Rozumná kontrola ano, plošné sledování nikoli bez dalšího
Zaměstnavatel má legitimní právo kontrolovat používání pracovních prostředků a chránit svůj majetek, informace nebo informační systémy. Pracovní počítač není soukromým zařízením zaměstnance a zaměstnanec nemůže automaticky očekávat, že způsob jeho používání nebude zaměstnavatel vůbec kontrolovat.
Stejně tak ale neplatí, že zaměstnanec usednutím k pracovnímu počítači přichází o právo na soukromí.
Hranice mezi přípustnou kontrolou a nepřiměřeným monitoringem proto vede především přes účel, nezbytnost, rozsah a transparentnost. Čím detailnější informace zaměstnavatel o činnosti konkrétního zaměstnance získává a čím déle jej sleduje, tím důležitější je schopnost vysvětlit, proč je právě takový zásah nezbytný a proč stejného cíle nebylo možné dosáhnout mírnějším způsobem.
Současná kauza Ministerstva zdravotnictví tak připomíná poměrně jednoduché pravidlo. Zaměstnavatel může mít dobrý důvod pracovní prostředky kontrolovat. Samotný dobrý důvod ale ještě neznamená, že je přípustný každý způsob kontroly.
Mgr. Alexandr Liolias, advokát, partner
Denis Kadlčík, paralegal
