Informace o zpracování osobních údajů
V následujícím textu naleznete informace týkající se zpracování osobních údajů advokáty Mgr. Alexandrem Lioliasem, se sídlem Václavská 316/12, 120 00 Praha, ev. č.: 19549, a JUDr. Janem Malým, Ph.D., se sídlem Plotní 332/73, 60200 Brno, ev. č.: 19608 (společně jako „správci“ nebo „my“). Ve všech případech, kdy jsme správci Vašich osobních údajů, tyto osobní údaje chráníme a nakládáme s nimi v souladu s platnými právními předpisy.
Zpracování osobních údajů vychází z Nařízení Evropského parlamentu a Rady (EU) 2016/679, o ochraně fyzických osob v souvislosti se zpracováním osobních údajů a o zrušení směrnice 95/46/ES („GDPR“). Při zpracovávání osobních údajů si zakládáme na tom, aby zpracovávání probíhalo v souladu se zákonem, odpovídalo zásadám zpracování stanovených v GDPR a transparentně jsme o zpracování informovali.
Účel a právní základ zpracování osobních údajů
Osobní údaje zpracováváme na základě nezbytnosti jejich zpracování pro:
a) plnění smlouvy – tak je tomu zejména u plnění smluvních povinností při poskytování právních služeb nebo plnění smluvních povinností vůči zaměstnancům;
b) plnění právních povinností
u klientů jde zejména o:
a. dle zákona č. 85/1996 Sb., o advokacii, ve znění pozdějších předpisů;
b. zákona č. 253/2008 Sb., o některých opatřeních proti legalizaci výnosů z trestné činnosti a financování terorismu, ve znění pozdějších předpisů a dalších relevantních právních předpisů.
u zaměstnanců a bývalých zaměstnanců:
c. č. 262/2006 Sb., zákoníku práce, ve znění pozdějších předpisů;
d. zákona č. 586/1992 Sb., o daních z příjmů, ve znění pozdějších předpisů;
e. zákona č. 187/2006 Sb., o nemocenském pojištění, ve znění pozdějších předpisů;
f. a zákona č. 582/1991 Sb., o organizaci a provádění sociálního zabezpečení a dalších relevantních právních předpisů.
c) naše oprávněné zájmy – za účelem efektivní komunikace s klienty a ochranu našich práv, a to jak v soudních řízeních, tak ve vztahu k pojišťovnám;
d) souhlas – zejména u klientů a potenciálních klientů, kteří projeví zájem o více informací o našich službách.
Způsob získávání osobních údajů a doba jejich uchování
Osobní údaje, které zpracováváme, získáváme přímo od subjektu údajů, případně od zaměstnavatele subjektu údajů nebo osoby blízké, jejíž osobní údaje nám předá klient pro účely řádného poskytnutí služby.
Osobní údaje zpracováváme a uchováváme pouze po dobu nezbytnou k naplnění účelu, pro který byly shromážděny, nebo po dobu, po kterou to vyžadují právní předpisy.
Osobní údaje, které zpracováváme na základě Vašeho souhlasu, uchováváme pouze po dobu platnosti souhlasu nebo do doby, kdy je účel splněn.
Osobní údaje zpracováváme především po dobu trvání smluvního vztahu a po dobu, kterou nám ukládají právní předpisy. Po ukončení smluvního vztahu můžeme osobní údaje uchovávat až 10 let, pokud to vyžadují zákonné povinnosti nebo potřeba ochrany oprávněných zájmů. Údaje uchazečů o zaměstnání uchováváme po dobu výběrového řízení, a pokud k tomu máme jejich souhlas, uchováváme je i po skončení řízení pro případ budoucích příležitostí.
Doba uchování osobních údajů závisí na jejich účelu:
a) Plnění smlouvy: po dobu trvání smluvního vztahu a následně po dobu 10 let od jeho ukončení.
b) Plnění právních povinností: dle příslušných zákonných předpisů.
c) Marketingové účely: po dobu trvání souhlasu se zpracováním, případně do odvolání souhlasu.
d) Ochrana oprávněných zájmů: obvykle po dobu 3 let, pokud není stanoveno jinak.
e) Požadavky a dotazy: po dobu nezbytnou k jejich vyřízení.
Dbáme na to, aby osobní údaje byly zpracovávány v souladu s právními předpisy a aby byly chráněny před zneužitím či neoprávněným přístupem. Po ukončení zpracování nebo po vypršení doby uchování provádíme bezpečný výmaz údajů, aby bylo zajištěno, že s nimi nebude dále neoprávněně nakládáno.
Kategorie zpracovávaných osobních údajů
Osobní údaje klientů či osob jednajících jejich jménem
V případě, že projevíte zájem o poskytované služby a navážete s námi kontakt, budeme zpracovávat osobní údaje v následujícím rozsahu:
a) identifikační údaje (akademické tituly, jméno, příjmení, datum narození, u podnikajících osob též IČO a DIČ);
b) kontaktní údaje (telefonický a e-mailový kontakt, adresa trvalého bydliště, doručovací adresa);
c) platební údaje (údaje o čísle účtu, informace o účtovaných a uhrazených službách);
d) údaje o zprostředkovaných službách;
e) údaje o klientových právních nárocích, či právních problémech, na jejichž řešení se podílíme, o hrozících probíhajících či ukončených soudních, správních, exekučních, rozhodčích, či mediačních řízeních, údaje o trestních řízeních a informace sdělené v rámci naší komunikace.
V případech, kdy je to nezbytné pro poskytnutí konkrétní právní služby, můžeme zpracovávat v omezeném rozsahu též zvláštní kategorie osobních údajů (např. údaje o zdravotním stavu), či údaje týkající se rozsudků v trestních věcech a trestných činů.
Osobní údaje potenciálních klientů
Pokud projevíte zájem a naše služby a chcete získat informace o možnostech poradenství, zpracováváme obvykle:
a) identifikační údaje; a
b) kontaktní údaje.
Kategorie zpracovávaných osobních údajů
Osobní údaje klientů či osob jednajících jejich jménem
V případě, že projevíte zájem o poskytované služby a navážete s námi kontakt, budeme zpracovávat osobní údaje v následujícím rozsahu:
a) identifikační údaje (akademické tituly, jméno, příjmení, datum narození, u podnikajících osob též IČO a DIČ);
b) kontaktní údaje (telefonický a e-mailový kontakt, adresa trvalého bydliště, doručovací adresa);
c) platební údaje (údaje o čísle účtu, informace o účtovaných a uhrazených službách);
d) údaje o zprostředkovaných službách;
e) údaje o klientových právních nárocích, či právních problémech, na jejichž řešení se podílíme, o hrozících probíhajících či ukončených soudních, správních, exekučních, rozhodčích, či mediačních řízeních, údaje o trestních řízeních a informace sdělené v rámci naší komunikace.
V případech, kdy je to nezbytné pro poskytnutí konkrétní právní služby, můžeme zpracovávat v omezeném rozsahu též zvláštní kategorie osobních údajů (např. údaje o zdravotním stavu), či údaje týkající se rozsudků v trestních věcech a trestných činů.
Osobní údaje potenciálních klientů
Pokud projevíte zájem a naše služby a chcete získat informace o možnostech poradenství, zpracováváme obvykle:
a) identifikační údaje; a
b) kontaktní údaje.
Osobní údaje protistran, svědků, soudních znalců a dalších osob v souvislosti s případy našich klientů
Zaměstnanců, bývalých zaměstnanců
U zaměstnanců a bývalých zaměstnanců zpracováváme identifikační a další údaje, k jejichž zpracování jsme povinni ze zákona – poskytnutí a zpracování těchto údajů je tedy nezbytné. Jedná se o následující osobní údaje:
a) identifikační údaje (akademické tituly, jméno, příjmení, datum narození, evidenční číslo ČAK);
b) kontaktní údaje (telefonický a e-mailový kontakt, adresa trvalého bydliště, doručovací adresa);
c) platební údaje (údaje o čísle účtu);
d) údaje o dosaženém vzdělání a kvalifikaci, kariérním postupu.
Uchazečů o zaměstnání
U uchazečů o zaměstnání zpracováváme následující osobní údaje, které jsou nezbytné pro účast ve výběrovém řízení:
a) identifikační údaje akademické tituly, jméno, příjmení); a
b) kontaktní údaje (telefonický a e-mailový kontakt, adresa trvalého bydliště);
c) údaje o dosaženém vzdělání a kvalifikaci, kariérním postupu, předchozích zaměstnavatelích a kontaktech na ně a případně též další údaje, které nám uchazeč o zaměstnání poskytl, vč. záznamu z pohovoru s uchazečem.
Předání osobních údajů třetím osobám
Osobní údaje předáváme vždy pouze v případě, že takové předání je nezbytné. Údaje jsou předávány našim zpracovatelům. Naši zpracovatelé mají zásadně sídlo i místo zpracování osobních údajů v ČR, případně v jiné zemi EU. Mezi kategorie zpracovatelů osobních údajů patří zejména poskytovatelé účetních, IT a marketingových služeb.
Osobní údaje nepředáváme do zemí mimo EHP nebo mezinárodním organizacím.
Práva subjektu osobních údajů a jejich uplatnění
V souladu s platnou právní úpravou máte jako subjekt údajů tato práva:
a) právo na přístup k osobním údajům – můžete zjistit, zda, za jakým účelem a v jaké podobě jsou zpracovávány Vaše osobní údaje, nicméně v případě opakované žádosti může dojít k situaci, kdy budeme za další kopii požadovat poplatek;
b) právo na opravu nepravdivých či nepřesných osobních údajů – pokud zjistíte, že Vaše osobní údaje, jež zpracováváme, jsou nepřesné nebo nepravdivé, tak máte právo požadovat opravu takových osobních údajů;
c) právo odvolat souhlas – kdykoliv můžete odvolat udělený souhlas se zpracováním osobních údajů, který doručíte na e-mailovou adresu office@aspidos.cz;
d) právo na výmaz – pokud se rozhodnete pro vymazání Vašich osobních údajů
z evidence, tak k vymazání dojde pokud:
a. Vaše osobní údaje už nejsou potřebné pro účely, pro které byly shromážděny;
b. vznesete námitku proti zpracování a neexistuje oprávněný důvod pro zpracování;
c. bude výmaz založen na zákonné povinnosti;
d. je zpracování protiprávní;
e) právo na omezení zpracování osobních údajů – pokud nechcete Vaše osobní údaje vymazat, ale chcete pouze dočasně omezit zpracování Vašich osobních údajů;
f) právo na přenositelnost údajů – pokud si budete sami přát, abychom poskytli Vaše osobní údaje jiným správcům, přičemž tomu nebudou bránit zákonné nebo jiné vážné překážky, tak Vám bude vyhověno;
g) právo vznést námitku – můžete kdykoliv podat námitku proti zpracování Vašich osobních údajů, pokud budete mít podezření, že zpracování probíhá v rozporu se zákonem nebo Vás jinak omezuje;
h) právo podat stížnost kontrolnímu úřadu – kdykoliv se můžete se stížností nebo jiným podnětem obrátit na Úřad pro ochranu osobních údajů (www.uoou.cz) prostřednictvím e-mailu: posta@uoou.cz nebo na adrese Pplk. Sochora 727, 170 00 Praha 7.
Automatické rozhodování a profilování
V rámci zpracování osobních údajů nepoužíváme automatické vyhodnocování osobních údajů nebo jiné metody sloužící k profilování subjektu údajů.
Způsob ochrany osobních údajů
V rámci zpracování a ochrany osobních údajů využíváme širokou škálu zabezpečovacích procesů a opatření, abychom zachovávali kvalitu bezpečnosti, integrity a dostupnosti Vašich osobních údajů. Mezi námi využívané zabezpečovací metody patří například:
a) omezování osobního vstupu k osobním údajům pouze osobám s dostatečným oprávněním;
b) trvalý monitoring přístupu k IT systémům zabezpečujícím osobní údaje;
c) předávání a ukládání osobních údajů pouze v šifrované podobě;
d) instalace firewallů a jiných ochranných opatření, jež zamezují vstupu nepovolaným osobám.
Kontaktní údaje správců
právci nejmenovali pověřence pro ochranu osobních údajů. Správce osobních údajů je možné kontaktovat na adrese Jungmannova 3, 779 00 Olomouc 9-Hodolany. V případě, kdy je správcem advokát Mgr. Alexandr Liolias, je možné jej kontaktovat i na e-mailové adrese alexandr.liolias@aspidos.cz. V případě, kdy je správcem advokát JUDr. Jan Malý, Ph.D., je možné jej kontaktovat i na e-mailové adrese jan.maly@aspidos.cz.
